Warum KI-Projekte oft versanden und wie du mit sieben Fragen den ersten Ablauf findest.
Ich höre oft: „Welches KI-Tool soll ich nehmen?“ Meine Gegenfrage: Welchen Ablauf soll es übernehmen? Meistens kommt dann erst mal nichts.
[Dein Beispiel: ein echtes Gespräch oder Projekt, 2 bis 3 Sätze. Sonst diese Zeile löschen.]
Ich bin Willi Kilian, Dipl.-Ing., seit 1994 selbstständig und seit über 20 Jahren online. An der Uni Koblenz und bei der Münchner Marketing Akademie habe ich geschult, wie man KI strukturiert einsetzt. Dabei sehe ich immer dasselbe.
Ein Tool wird getestet, alle sind begeistert, nach drei Wochen liegt es brach. Das liegt selten an der Technik. Es fehlt der Ablauf, den das Tool übernehmen soll. Wer nicht sagen kann, wie eine Aufgabe heute läuft, kann sie nicht abgeben. Ist der Ablauf unklar, macht KI das Chaos nur schneller.
Nimm einen Ablauf, der dich regelmäßig Zeit kostet. Pro Frage gibst du null, einen oder zwei Punkte.
Hat Frage 7 null Punkte, ist der Ablauf rot, egal wie die Summe aussieht.
Bei Kunden- und Mitarbeiterdaten zählt nicht, was die KI kann, sondern was hinein darf. Prüf, ob personenbezogene Daten im Spiel sind. Wenn ja, lass Tool und Vertrag mit dem Anbieter klären, im Zweifel durch deinen Datenschutzbeauftragten. Bis dahin: Beispieldaten ohne echte Namen. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.
Ich habe mir eine App für die Mietkosten-Abrechnung meiner Wohnungen gebaut. Die alte Excel-Tabelle ist weg. Meine Mieter sehen in ihrem Zugang, wie sich die einzelnen Kosten über die Jahre entwickeln. Nach meiner Schätzung spare ich damit etwa 60 Prozent der Zeit. Das gilt für meinen Fall, nicht automatisch für deinen. Die Abrechnung kommt nur einmal im Jahr vor, kostet dann aber viel Arbeit. Genau so ein Fall bekommt bei Frage 1 einen Punkt.
Bevor eine KI etwas übernimmt, schreib den Ablauf auf, so wie er wirklich läuft. Sechs Dinge reichen: Auslöser, Schritte, Beteiligte, Daten, Ausnahmen, Prüfung. Schon das Aufschreiben deckt oft Lücken auf. Auch ohne KI.
Mit einem, der oft vorkommt, feste Regeln hat, saubere Daten nutzt und bei Fehlern wenig Schaden anrichtet. Und dessen Ergebnis jemand prüft.
Das hängt von Tool und Vertrag mit dem Anbieter ab. Bei personenbezogenen Daten vorher klären, im Zweifel mit dem Datenschutzbeauftragten. Keine Rechtsberatung.
Das hängt vom Ablauf ab. Ein Versprechen gebe ich nicht.
Nein. Erst der Ablauf, dann das Tool.
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KI-Ampel kostenlos startenEmpfehlungen sind mit „Werbung“ gekennzeichnet. Alle Inhalte sind Orientierung und keine Rechts- oder Anlageberatung.